Новый заказ появился в магазине, но сотрудник узнаёт о нём только после проверки админки или почты. Telegram-бот отправляет короткое сообщение сразу после сохранения заказа и показывает, что нужно сделать дальше.
Бот не заменяет систему учёта. Магазин или Mini App хранит состав, контакт и статус, а Telegram отвечает за быструю реакцию команды.
Что приходит в Telegram
Сообщение должно быть коротким и пригодным для действия. Обычно сотруднику нужны номер заказа, сумма, способ получения, время и ссылка на полную карточку. Состав зависит от того, кто получает уведомление.
Под сообщением можно добавить кнопки:
- взять заказ в работу;
- открыть карточку;
- подтвердить сборку;
- сообщить о проблеме;
- передать другому ответственному.
После нажатия статус меняется в основной системе. Остальные сотрудники видят, что заказ уже принят, и не начинают делать ту же работу.
Как выбирается получатель
Один бот может отправлять сообщения в разные чаты. Например, кухня получает состав заказа, курьер — адрес после готовности, а руководитель — только уведомления об ошибках.
Правила задаём заранее: по филиалу, времени, типу доставки или категории товара. Доступ к рабочей группе получают только нужные сотрудники, а при изменении команды права можно обновить без переделки магазина.
Что происходит при ошибке
Заказ сначала сохраняется, затем отправляется уведомление. Поэтому временный сбой Telegram не удаляет покупку. Система записывает ошибку и повторяет попытку либо включает резервный канал.
Мы отдельно проверяем повторные события. Если магазин дважды сообщил об одном заказе, команда не должна получить два одинаковых задания.
Что входит в настройку
- подключение магазина, сайта или Mini App;
- создание рабочих чатов и правил распределения;
- шаблоны сообщений для разных событий;
- кнопки действий и синхронизация статусов;
- журнал доставки и понятные ошибки;
- защита от дублей и безопасный повтор;
- проверка на реальных сценариях заказа.
Начать можно с одного события — нового заказа. После проверки добавим отмену, оплату, готовность, передачу курьеру и другие этапы.
Когда отдельная CRM не обязательна
Если заказов немного и у команды простой процесс, достаточно админки магазина со статусами. Telegram ускорит реакцию, а история останется в одном месте.
CRM нужна, когда появляются повторные продажи, несколько менеджеров, длинная работа с клиентом и отчёты по этапам. Её можно подключить позже, не меняя логику уведомлений.
Частые вопросы
Бот может писать нескольким сотрудникам?
Да. Уведомления можно отправлять в общую группу, личные чаты или разные группы по ролям. Правила согласуем до настройки.
Что будет, если сотрудник нажмёт кнопку дважды?
Повторное действие не должно создавать новый заказ или ломать статус. Мы проверяем такие нажатия и возвращаем сотруднику актуальный результат.
Можно начать только с уведомлений?
Да. Это хороший первый этап: подключить одно событие, проверить скорость реакции команды и затем решить, нужны ли дополнительные статусы и интеграции.